Ghid de utilizare

Ghid complet pentru utilizarea platformei eSedinta.ro, organizat pe roluri și workflow-uri.

1. Primii pași

Autentificare

1. Accesează app.esedinta.ro Folosește un browser modern (Chrome, Firefox, Safari, Edge). Platforma funcționează și pe telefon sau tabletă.
2. Introdu emailul și parola Emailul a fost furnizat de administratorul instituției. Dacă nu ai primit datele de acces, contactează-l direct.
3. La prima autentificare, schimbă parola Folosește o parolă puternică (minim 8 caractere, cu litere mari, mici și cifre). Nu o împărți cu alte persoane.

Resetare parolă

Dacă ai uitat parola, click pe „Ai uitat parola?" din pagina de login. Vei primi un email cu un link de resetare valabil 15 minute. Verifică și folderul Spam dacă nu apare în 5 minute.

2. Roluri și permisiuni

Fiecare utilizator are un rol care determină ce poate face în platformă:

3. Cum creezi o ședință

Rol necesar: Secretar, Primar sau Administrator

1. Navighează la „Ședințe" Din meniul lateral, click pe „Ședințe" pentru a vedea lista ședințelor existente.
2. Apasă „Creează ședință nouă" Butonul este în partea de sus-dreapta a listei.
3. Completează datele Tip ședință (ordinară/extraordinară/de îndată), data și ora, locația, cvorum minim. Platforma validează automat termenele legale conform OUG 57/2019:
   • Ordinară: convocare cu minim 5 zile înainte
   • Extraordinară: minim 3 zile
   • De îndată: fără termen minim, în situații excepționale
4. Selectează consilierii convocați Platforma preselectează automat toți consilierii activi. Poți debifa cei în concediu/imposibilitate.
5. Salvează și publică La publicare, sistemul trimite automat convocatorul pe email consilierilor selectați.

4. Ordinea de zi și proiecte de hotărâre

1. Deschide ședința creată Din lista de ședințe, click pe titlu pentru a intra în detalii.
2. Adaugă punct pe OZ Click pe „Adaugă punct". Alege tipul: proiect hotărâre, informare, interpelare, diverse.
3. Completează proiectul de hotărâre Titlu, inițiator, descriere, expunere de motive, raport de specialitate. Platforma sugerează template-uri pentru tipurile comune (buget, impozite, urbanism, personal etc.).
4. Atașează documentele pregătitoare Upload fișiere PDF/DOCX/XLSX pentru documentarea proiectului. Consilierii le pot consulta înainte de ședință.
5. Reordonează punctele Folosește drag-and-drop pentru a ordona punctele pe OZ conform preferinței.

5. Desfășurarea ședinței

Secretarul deschide ședința; consilierii participă din platformă sau fizic.

1. Marchează prezența Fiecare consilier, la sosire, marchează prezența în platformă (sau secretarul bifează manual). Platforma calculează automat cvorumul.
2. Deschide ședința Secretarul apasă „Deschide ședință" după atingerea cvorumului. Timpul de deschidere se înregistrează automat.
3. Parcurge ordinea de zi Punctele se activează secvențial. Pentru fiecare punct se deschide dezbaterea și apoi votul.
4. Înregistrează intervențiile Secretarul poate nota pe scurt intervențiile consilierilor sau încarcă înregistrarea audio pentru transcriere ulterioară.
5. Închide ședința După parcurgerea OZ, secretarul apasă „Închide ședință". Platforma generează automat procesul-verbal draft.

6. Vot electronic

1. Deschide votul pentru un punct Secretarul alege tipul votului: deschis (implicit), nominal (se înregistrează cine a votat ce) sau secret (anonim).
2. Consilierii votează Fiecare consilier vede pe ecran proiectul și apasă: ✅ Pentru / ❌ Contra / ⚪ Abțineri / 🚫 Nu particip. Timp implicit: 60 secunde (configurabil).
3. Rezultatul se calculează instant Platforma afișează rezultatul și verifică dacă proiectul a fost adoptat conform majorității necesare (simplă, absolută sau calificată).
4. Înregistrare cu timestamp Fiecare vot este înregistrat cu timestamp și nu poate fi modificat ulterior (audit trail complet).

7. Proces-verbal și hotărâri

1. Proces-verbal automat La închiderea ședinței, platforma compilează procesul-verbal cu: prezența, intervențiile înregistrate, voturile pe fiecare proiect, hotărârile adoptate.
2. Revizuire și editare Secretarul revizuiește textul, adaugă detalii lipsă, corectează formulări.
3. Generare hotărâri individuale Pentru fiecare proiect adoptat, platforma generează un document de hotărâre în format DOCX (editabil) și PDF (final).
4. Numerotare automată Hotărârile primesc numere consecutive în registrul anual (HCL 1/2026, HCL 2/2026, etc.).

8. Semnare și publicare pe Monitor

1. Imprimă hotărârea Din ecranul hotărârii, download PDF generat automat. Imprimă pe suport fizic.
2. Semnare olografă Președintele de ședință și secretarul semnează documentul fizic. Se aplică ștampila UAT.
3. Scanează ca PDF Scanează documentul semnat într-un singur PDF (rezoluție minim 300 DPI pentru lizibilitate).
4. Upload pe platformă În Registrul de hotărâri, la hotărârea respectivă, click pe butonul „⚠️ Nesemnat" pentru a încărca PDF-ul semnat. După upload, butonul devine „📝 Semnat" (albastru).
5. Publică pe Monitor Oficial Local Click pe butonul „📤 Publica". Hotărârea devine imediat vizibilă la monitor.esedinta.ro, accesibilă public fără autentificare.

9. Registrul de hotărâri

Registrul centralizează toate hotărârile instituției, cu filtrare după an, număr, status, tip. Poți:

• Căuta rapid după număr sau cuvânt cheie din titlu
• Filtra după status (draft, adoptată, publicată, retrasă)
• Exporta registrul în PDF sau Excel
• Vedea istoricul acțiunilor pentru fiecare hotărâre

10. Transcriere audio

Pentru arhivare completă și procese-verbale detaliate:

1. Încarcă înregistrarea Upload fișier audio (MP3, WAV, M4A) de la ședință. Limită: 500MB per fișier.
2. Procesare automată Platforma transcrie automat în text în câteva minute (depinde de lungimea înregistrării).
3. Revizuire text Secretarul poate corecta erorile de transcriere și asocia intervențiile cu consilierii respectivi.
4. Export Descarcă transcrierea în format TXT, DOCX sau PDF pentru arhivă.

11. Gestionare utilizatori

Rol necesar: Administrator sau Super Admin

1. Accesează „Utilizatori" Din meniul lateral.
2. Creează utilizator nou Completează nume, email, rol. Platforma trimite automat email-ul de bun venit cu link de setare parolă.
3. Editează sau dezactivează Click pe un utilizator pentru a modifica datele sau pentru a-l dezactiva (fără ștergere, conform GDPR).
4. Resetare parolă Pentru un utilizator care nu mai are acces, administratorul poate declanșa resetarea de la distanță.

12. Depanare probleme comune